Backup i archiwizacja pozornie nie różnią się pod względem spełnianej funkcji, służą do ochrony i odzyskiwanie danych. Tyle, że archiwizacja ma na celu raczej długoterminowe przechowywanie danych, na których już raczej pracować nie będziemy a backup na bieżąco zabezpiecza tworzone i wykorzystywane dane.

Innymi słowy archiwizacja ma na celu zabezpieczanie danych w sposób, który pozwoli na ich odczyt/odtworzenie na określony moment w czasie, z kolei backup polega na tworzeniu kopii zapasowych danych czy określonych ustawień konfiguracyjnych pod kątem bezpieczeństwa - zapewnia odzysk danych w postaci sprzed awarii, modyfikacji lub usunięcia.

Przykładowo w momencie zakończenia pracy nad bazą danych zazwyczaj ją archiwizujemy, natomiast ta sama baza w trakcie tworzenia i pracy nad nią powinna dla bezpieczeństwa być backupowana.

Zarówno backup jak i archiwizacja danych wykonywane regularnie w określonych odstępach czasu są podstawowym sposobem zabezpieczania informacji generowanych w czasie pracy na komputerze i tam przechowywanych.